1. Rekisterinpitäjä (jäljempänä yhtiö)
Mangrove Yhtiöt Oy
Ruukinkatu 2-4
20520 Turku
toimisto@mangrove.fi

Mangrove Yhtiöt Oy:n alla toimivat Mangrove Oy, Mangrove Rakennuttaja Oy, Mangrove Asumisoikeus Oy, Klopal Oy, Suomen Ekokodit Oy, sekä Mangrove Vuokra Oy, jonka osakkuusyhtiö on Länsi-Suomen Asunnot Oy ja tytäryhtiö Etelä-Suomen Kodit Oy.

2. Tietosuojavastaava
Venla Vuorinen
Ruukinkatu 2-4
20520 Turku
toimisto@mangrove.fi

3. Rekisterin nimi
Asiakas-, markkinointi- ja toimittajarekisteri sekä ilmoituskanavarekisteri

Työnhakijoihin sovelletaan erillistä rekrytointiprosesseihin soveltuvaa tietosuojakäytäntöä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

● Sopimusten ja tilausten täytäntöönpano, niiden käsittely ja muiden vastaavien toimintojen täyttäminen perustuen asiakkaan ja yhtiömme väliseen sopimukseen
● Rekisterinpitäjän ja toimittajan välisen yhteistyösuhteen sekä palvelu- ja tavaratoimitusten / muun yhteistyön suoritusten hallinnointi ja ylläpito perustuen sopimussuhteen valmisteluun tai sen täytäntöönpanoon. Toimittajan ja rekisterinpitäjän välistä yhteistyösuhdetta kehitetään oikeutetun edun perusteella
● Yhtiömme ja asiakkaamme välisen asiakassuhteen hoito ja ylläpito perustuen yhtiömme oikeutettuun etuun
● Myynti-, markkinointi- ja/tai viestintätarkoituksiin sekä profilointiin perustuen asiakkaan antamaan suostumukseen ja/tai yhtiömme oikeutettuun etuun sekä palveluviestien toteuttamiseen perustuen asiakkaan ja yhtiön väliseen sopimukseen
● Oman toiminnan suunnitteluun, kehittämiseen, hallintaan, asiakaspalautteen keräämiseen, seurantaan ja raportointiin, laadun varmistamiseen sekä tietojohtamiseen perustuen asiakkaan antamaan suostumukseen tai sopimukseen
● Laskutusta varten perustuen asiakkaan ja yhtiömme väliseen sopimukseen ja perintään oikeutetun etumme perusteella
● Lainmukaisten velvoitteidemme täyttämiseen liiketoimintaamme määrittelevien lakien vaatimien tietojen tallentamiseen
● Tilastollisen tutkimuksen, asiakastyytyväisyystutkimuksen tai markkinatutkimuksen suorittaminen perustuen rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun
● Takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen perustuen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen
● Ilmoituskanavan (whistleblowing) järjestäminen, tietojen käsittely ja muiden sen vaatimien toimintojen täyttäminen perustuen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arviomme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.

5. Rekisterin tietosisältö
Markkinointitarkoitukseen tietosisältönä on pääosin sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Muita tietoja saattaa olla rekisteröidyn ilmoittamana: nimi, osoitetiedot ja asunnonhakukriteerit, talouden henkilömäärät, yhteydenottoajankohdat ja -tavat sekä viestisisältö. Markkinointitarkoituksessa keräämme henkilötiedoiksi lakien mukaan tulkittavia eväste- ja analytiikkatietoja, kuten alla olevassa ilmoituksessa kerromme, mutta näitä tietoja ei yhdistetä rekisterin muihin tietosisältöihin.

Asiakassuhteen aikana kerättävät tietosisällöt ovat: nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoitetiedot, henkilötunnus, yritysasiakkaiden yritystiedot ja asiakasviestinnän tietosisällöt.

Asuntomyynnin tietosisältöinä ovat sopimuksen ja tilausten täytäntöönpanoon ja käsittelyyn liittyvät tiedot sekä dokumentit; kauppakirja ja sen sisältämät tiedot/liitteet sekä sopimuksen maksuvelvoitteiden seuraaminen.

Vuokrakohteissa tietosisältöinä ovat vuokrasopimuksen ja vuokramaksuvelvoitteiden seuraamisen lisäksi lakisääteiset vuokrahakemuksen tietosisällöt: syntymäaika tai henkilötunnus, kansalaisuus, oleskelulupa, siviilisääty, ansiotiedot, ammatti/opiskelutiedot, luottotiedot (kyllä tai ei), kotitalouden koko, huollettavien määrä, liitteet hakemukselta tai muut hakijan antamat tekstikenttien tiedot (esim. asunnon tarve, lemmikkieläimet tai tupakointi).

Toimittajarekisteriin kerätään toimittajan nimi, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero, veronumero, valttikorttinumero, työturvallisuusdokumentaatiot sekä urakka- tai toimitustiedot.

Ilmoituskanavarekisterin tietosisältöinä ovat nimi/sähköpostiosoite (jos annettu), yhteydenottoajankohdat ja viestisisältö (IP-osoitteita, evästeitä tai muita tunnistetietoja ei kerätä tai tallenneta).

6. Tietolähteet
Rekisterimme pääsääntöisenä tietolähteenä on rekisteröidyn hänen itsensä antamat tiedot, kun hän asioi kanssamme tai käyttää verkkopalvelujamme. Asiakassuhteen alkamisen jälkeen tietolähteinä ovat rekisteröidyn itsensä ilmoittamat tiedot ja yhtiömme henkilökunnan syöttämät tiedot.

7. Henkilötietojen mahdolliset vastaanottajat ja käsittelijät
Voimme luovuttaa henkilötietoja muille konserniin kuuluville yhtiöille soveltuvan lain sallimissa rajoissa tässä selosteessa kuvattuja tarkoituksia varten. Henkilötietoja voidaan siirtää konsernin yhtiöiden välillä sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksessa ja harjoittaaksemme liiketoimintaamme tehokkaasti, kuten käyttääksemme keskitettyjä tieto- ja viestintäjärjestelmiä. Henkilötietojen luovuttaminen konsernin sisällä perustuu oikeutettuun etuumme harjoittaa liiketoimintaamme ja hallita asiakassuhteitamme tehokkaasti.

Voimme luovuttaa tai antaa käsiteltäväksi henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavasti:
- lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esim. toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen
- Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus ARA:lle sen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, joka julkaisee henkilötietojen käsittelystään omat tietosuojaselosteensa rekistereittäin
- kun yhteistyökumppanimme (kuten RS-pankki, mahdollinen kiinteistövälitystoimisto, taloyhtiö, perintäyhtiö, taloushallintoyritys, isännöitsijätoimistoyritys tai urakoitsija) käsittelevät toimeksiannostamme osaa rekisterin henkilötiedoista meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme tällöin aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä.
- mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä
- kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi
- sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU/ETA ulkopuolelle
Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, yritys huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tekemään tietosuojantason riittävyyspäätökseen.

9. Henkilötietojen säilytysaika
Markkinointitarkoituksessa henkilötietoja säilytetään vain se aika, kun henkilö on kiinnostunut kuulemaan viestejä tuotteistamme, eli kunnes hän peruu antamansa suostumuksen tai vastustaa henkilötietojensa käsittelyä

Henkilötietoja säilytetään tarpeellisilta osin liiketoimintaamme määrittelevien lakien ja asetusten sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Tiedot säilytetään sopimussuhteen ja siihen mahdollisesti liittyvän takuun ajan sekä kaksi vuotta tämän jälkeen. Sen jälkeen tiedot hävitetään fyysisistä tallenteista ja tietojärjestelmistämme asianmukaisesti.

10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käyttötarkoituksesta sekä -tilanteesta.

● Oikeus päästä henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista.

● Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on tietyin rajoituksin oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista.

● Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti pyytää henkilötietojensa poistamista. Pyynnöstä poistamme henkilötiedot, ellei lainsäädäntö, taikka jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen soveltuva poikkeusperuste edellytä meitä säilyttämään henkilötietoja.

● Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.

● Oikeus henkilötietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti.

● Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.

● Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien käyttäminen

Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.

Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarkistaa ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.

11. Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsääsäädännön vastaisesti.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

12. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi
Emme käytä toiminnassamme automaattista päätöksentekoa. Profilointia hyödynnämme sivustollamme olevien evästeiden avulla (lisätietoja kohdassa ”Tietoa evästeiden käytöstä ja sivuston analytiikasta”).

13. Suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä tahattomalta ja/tai laittomalta pääsyltä, muutokselta, tuhoutumiselta tai muulta käsittelyltä mukaan lukien niiden luovuttamiselta ja siirrolta. Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot on suojattu käyttöoikeuksilla sekä laitteiden fyysisellä suojauksella.

Yhtiömme tarjoaa henkilöstölle koulutusta ja ohjeistusta tietosuoja- ja tietoturva-asioissa.